Toimistosiivouksen tarjouspyyntö: malli + 12 kohtaa, joilla vältät epäselvän sopimuksen (Helsinki)
Hyvä toimistosiivouksen tarjouspyyntö on kuin selkeä työohje: se kertoo mitä siivotaan, milloin siivotaan ja millä laatutasolla – niin, ettei sopimus jää tulkinnanvaraiseksi. Helsingissä (ja koko pääkaupunkiseudulla) toimistot ovat usein yhdistelmä avotilaa, neuvotteluhuoneita, keittiötä ja saniteettitiloja, ja juuri siksi tarjouspyynnön speksit…
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
Hyvä toimistosiivouksen tarjouspyyntö on kuin selkeä työohje: se kertoo mitä siivotaan, milloin siivotaan ja millä laatutasolla – niin, ettei sopimus jää tulkinnanvaraiseksi. Helsingissä (ja koko pääkaupunkiseudulla) toimistot ovat usein yhdistelmä avotilaa, neuvotteluhuoneita, keittiötä ja saniteettitiloja, ja juuri siksi tarjouspyynnön speksit ratkaisevat, saatko vertailukelpoiset tarjoukset vai “sinne päin” -hintoja.
Tässä artikkelissa saat käytännönläheisen mallin sekä 12 konkreettista kohtaa, joilla vältät epäselvän sopimuksen. Esimerkit sopivat erityisesti yrityksille, jotka kilpailuttavat siivouksen Helsingissä, Espoossa tai Vantaalla – ja haluavat kumppanin, jonka kanssa arki rullaa ilman jatkuvaa säätöä. Jos haluat sparrausta, Rakennus ja Siivouspalvelu Arvet Oy palvelee osoitteesta Reiherintie 7 I 199, 00870 Helsinki, ja tavoitat meidät numerosta 044 766 9932 tai sähköpostilla [email protected].
Toimistosiivouksen tarjouspyyntö: miksi se kannattaa kirjoittaa “liian tarkasti”?
Moni yritys ajattelee, että tarjouspyyntöön riittää “toimistosiivous 2x viikossa”. Sitten ihmetellään, miksi tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia: yksi laskee mukaan keittiön kaappien ovet, toinen ei; yksi käy aina ennen työpäivää, toinen siivoaa iltaisin; yksi sisällyttää roskien lajittelun ja täytöt, toinen veloittaa lisänä. Tarkkuus ei ole nipotusta, vaan tapa varmistaa, että hinta ja sisältö kohtaavat.
Kun kirjoitat tarjouspyynnön kunnolla, säästät aikaa kolmessa kohtaa: kilpailutus sujuu nopeammin, aloituspalaveri on selkeämpi ja reklamaatiot vähenevät. Samalla toimittaja pystyy mitoittamaan työn realistisesti (tekijämäärä, työaika, välineet), mikä näkyy yleensä tasaisempana laatuna – ei “pikasiivouksena”, joka kaatuu kiireeseen.
Jos mietit, millainen siivousrytmi on ylipäätään järkevä toimistolle, katso myös sisäinen juttu: Säännöllinen yrityssiivous vai kertasiivous? Se auttaa valitsemaan mallin ennen kuin kirjoitat varsinaisen tarjouspyynnön.
Nopea muistilista ennen kuin lähetät tarjouspyynnön Kun nämä ovat selvillä, loput speksit on helppo täyttää.
Kenelle palvelu tehdään? Henkilömäärä ja tilojen käyttöaste vaikuttavat mitoitukseen.
Mitkä tilat ovat “pakolliset”? Esim. wc-tilat ja keittiö joka kerta, neuvottelutilat tarvittaessa.
Milloin siivotaan? Aamu/ilta, avainkäytännöt, häiriöttömyys.
Miten laatu todennetaan? Tarkistuslista, raportointi ja reagointiaika.
Toimistosiivouksen tarjouspyyntö: malli (kopioi ja muokkaa)
Alla on tarjouspyyntöpohja, jonka voit lähettää suoraan siivousyrityksille. Pidä teksti napakkana, mutta täsmällisenä: mieluummin yksi sivu selkeää spesifiä tietoa kuin viisi sivua ympäripyöreää. Kun tarjoaja tietää lähtötiedot, hän voi antaa realistisen kuukausihinnan sekä kertoa, mitä hintaan sisältyy.
Pro-vinkki: liitä mukaan pohjakuva tai tilaluettelo, jos sellainen on. Jos ei ole, neliöt ja tilatyypit riittävät. Tarvittaessa tarjoaja voi ehdottaa maksutonta kartoituskäyntiä ennen lopullista sopimusta.
| Otsikko | Mitä kerrot | Esimerkkimuotoilu |
|---|---|---|
| Tilat ja neliöt | Tilatyypit + m² + erikoispinnat | “Toimisto 260 m²: avotila, 3 neukkaa, keittiö, 2 wc.” |
| Siivoustiheys | Viikko-ohjelma ja kausityöt | “Perussiivous 2x/vko + ikkunoiden sisäpinnat 2x/vuosi.” |
| Laatu ja raportointi | Tarkistuslista, palaute, reagointi | “Kuukausittainen laatukierros + 24 h reagointi reklamaatioihin.” |
Tarjouspyyntö (pohja):
1) Yrityksen nimi ja osoite (kohteen osoite), yhteyshenkilö ja yhteystiedot.
2) Kohteen kuvaus: tilatyypit, neliöt, henkilömäärä, käyttöajat.
3) Siivousajat: toivotut kellonajat/päivät, kulku- ja avainkäytännöt.
4) Siivouksen sisältö: mitä tehdään jokaisella käynnillä ja mitä viikoittain/kuukausittain/kausittain.
5) Tarjouspyynnön tavoitteet: häiriöttömyys, hygienia, edustavuus, allergiaystävällisyys tms.
6) Laatutaso ja mittarit: tarkistuslista, hyväksyntäkriteerit, raportointi ja reagointiaika.
7) Lisätyöt ja hinnoittelu: tuntihinta, minimi veloitus, vasteaika.
8) Sopimus: aloituspäivä, koeaika, irtisanomisaika, laskutusrytmi.
9) Tarjouksen sisältö: kuukausihinta, mitä sisältyy, mitä ei sisälly, työn mitoitus (käyntikerrat/työaika).
10) Tarjouksen voimassaoloaika ja määräpäivä, johon mennessä tarjoukset toimitetaan.
Helsingin toimistoissa törmätään usein siihen, että siivous tehdään työajan ulkopuolella. Jos avainjärjestelyt mietityttävät, katso sisäinen artikkeli: Toimistosiivous avainkäytännöillä. Se helpottaa myös tarjouspyynnön kohtaa “kulku ja pääsy tiloihin”.
12 kohtaa, joilla vältät epäselvän sopimuksen tarjouspyynnössä (Helsinki)
Tässä se ydin: 12 kohtaa, jotka kannattaa kirjoittaa tarjouspyyntöön auki. Nämä ovat juuri niitä “pieniä” asioita, joista syntyy isoimmat väärinkäsitykset. Kun speksit ovat selkeät, tarjoaja voi hinnoitella oikein ja sinä voit vertailla aidosti omenoita omenoihin.
Jos haluat taustaa laatumittareihin ja siihen, mitä “hyvä laatu” tarkoittaa käytännössä, vilkaise myös sisäinen juttu: Yrityssiivouksen laatukriteerit. Tässä artikkelissa keskitytään kuitenkin nimenomaan tarjouspyynnön kirjoittamiseen.
12 kohtaa tarjouspyyntöön Kirjaa nämä ainakin lyhyesti, mieluiten esimerkeillä.
1) Neliöt ja tilaluokat Erottele avotila, huoneet, keittiö, wc:t, varastot ja sisääntulo – ne eivät kuormita siivousta samalla tavalla.
2) Henkilömäärä ja käyttöaste 10 hengen toimisto siistiytyy eri tavalla kuin 40 hengen toimisto samalla neliömäärällä.
3) Siivoustiheys per tila Wc ja keittiö voivat olla 2–5x/vko, mutta neuvotteluhuoneet 1–2x/vko tai tarpeen mukaan.
4) Palveluajat ja häiriöttömyys Kirjaa kellonajat, jolloin siivous voi tapahtua, ja mitä tiloja on vältettävä tiettyinä päivinä (esim. asiakastilaisuudet).
5) Lattiamateriaalit ja riskipinnat Parketti, tekstiilimatto, epoksi, luonnonkivi – väärä menetelmä voi pilata pinnan.
6) Tarvikkeet ja täytöt Sisältyvätkö saippuat, käsipyyhkeet ja wc-paperit, vai hoitaako yritys itse hankinnat?
7) Jätehuolto ja lajittelu Kerro lajitteluastiat, biojäte, pahvi, seka – ja kuuluuko roskien vienti ulkoastioihin.
Kun nuo perusasiat ovat kirjattu, jäljelle jää se osa, joka usein unohtuu: miten työn jälki todennetaan ja miten muutoksiin reagoidaan. Sopimus “sisältää siivouksen” ei riitä, jos toimiston arki muuttuu: väki lisääntyy, tiloja remontoidaan tai palaveriputket venyvät.
Parhaat siivoussopimukset eivät synny halvimmasta hinnasta, vaan selkeistä spekseistä, joihin molemmat voivat nojata joka viikko.
Lisäksi kannattaa huomioida, että työnantajalla on velvollisuus huolehtia työympäristön turvallisuudesta ja terveellisyydestä. Jos haluat yleiskuvan velvoitteiden taustasta, voit lukea aiheesta lisää Työturvallisuuslain esittelystä: Työturvallisuuslaki (Wikipedia). Tämä ei ole juridinen ohje, mutta auttaa perustelemaan, miksi hygienia- ja siisteystaso kirjataan tarjouspyyntöön eikä jätetä “fiilispohjalle”.
Laatutasosta mittareihin: tee tarjouspyynnöstä mitattava
Tarjouspyynnön tärkein “muutos” verrattuna perinteiseen kuvailevaan tekstiin on mitattavuus. Kun kirjoitat: “pinnat pyyhitään huolellisesti”, tarjoaja voi tulkita sen monella tavalla. Kun kirjoitat: “kosketuspinnat (ovenkahvat, valokatkaisijat, kahvinkeittimen painikkeet) pyyhitään jokaisella käynnillä”, olet jo paljon lähempänä samaa laatutasoa riippumatta tekijästä.
Hyvä käytäntö on liittää mukaan yksinkertainen laatutarkistuslista, jota käydään läpi kuukausittain tai kvartaaleittain. Se voi olla vaikka 10–20 kohtaa: keittiön tasot, wc:n peilit, roskisten tyhjennys, lattioiden yleisilme, pölytasot tietyissä kohdissa. Tarjouksessa kannattaa pyytää, miten toimittaja raportoi (esim. sähköposti, sovellus, yhteyshenkilön yhteenveto) ja millä vasteajalla puutteet korjataan.
Lyhyt huomio
Jos haluat nähdä lisää käytännön esimerkkejä siivouksen kilpailutuksesta ja arjen sujuvoittamisesta, kurkkaa kaikki aiheet yhdestä paikasta.
Ja vielä yksi käytännön asia: pyydä tarjoukseen erittely “mitä ei sisälly”. Tämä kohta on yllättävän arvokas. Se paljastaa nopeasti, onko sopimus suunniteltu kattavaksi vai nojaako se lisätöihin. Kun tämä on kirjattu, lisätyöt voidaan tilata hallitusti (tuntihinta, vasteaika, hyväksyntäkäytäntö), eikä yllätyslaskuja synny.
Lisätyöt, raportointi ja muutokset: näin sopimus pysyy selkeänä myös kiireessä
Toimistossa tapahtuu aina: vierasviikkoja, rekrytointeja, muuttoja työpisteissä ja joskus pieniä remontteja. Siksi toimistosiivouksen tarjouspyyntö kannattaa kirjoittaa niin, että se sisältää “muutosvaran” – ei hinnassa, vaan prosessissa. Eli: miten muutoksista sovitaan, kuka hyväksyy lisätyöt ja miten ne hinnoitellaan.
Kirjaa tarjouspyyntöön lisätyöpyyntöjen pelisäännöt. Esimerkiksi: “Lisätyöt tilataan sähköpostilla, ja työ tehdään 3 arkipäivän sisällä” tai “Kiireellinen lisätyö 24 h vasteajalla, jos resurssi sallii”. Samalla pyydä tarjoajaa ilmoittamaan minimi veloitus (esim. 1 h) ja mahdolliset ilta-/aamulisät, jos lisätyöt tehdään työajan ulkopuolella.
Raportointi, joka oikeasti auttaa Näillä spekseillä tiedät, mitä tapahtui ja mitä seuraavaksi tehdään.
Yhteyshenkilö Nimeä vastuuhenkilö molemmilta puolilta (tilaaja + tuottaja) ja kerro tavoitettavuus.
Kuukausikooste Pyydä lyhyt yhteenveto: tehdyt työt, havainnot, ehdotukset ja sovitut korjaukset.
Poikkeamien käsittely Kirjaa reagointiaika (esim. 24–48 h) ja miten korjaus dokumentoidaan.
Muutosilmoitukset Sovitaan etukäteen, miten kerrot tilamuutoksista, tapahtumista ja erityistarpeista.
Lopuksi: muista sopimuskausi ja irtisanominen. Hyvä käytäntö on aloittaa esimerkiksi koejaksolla, jonka aikana viikko-ohjelma ja mitoitus hiotaan kohdilleen. Tarjouspyynnössä voi pyytää tarjoajaa kuvaamaan, miltä aloitus näyttää käytännössä: alkukartoitus, perehdytys, avainluovutus, ensimmäinen laatukierros ja yhteydenpitorytmi.
Esimerkki: näin Arvet Oy:llä lähdetään liikkeelle Helsingissä
Rakennus ja Siivouspalvelu Arvet Oy:n toimintatapa on käytännönläheinen: ensin varmistetaan, että tarjouspyynnön tiedot riittävät oikeaan mitoitukseen. Jos tiedot ovat niukat tai tiloissa on erikoisuuksia (esim. paljon lasipintoja, tekstiilimattoa tai vilkas keittiö), suosittelemme kartoituskäyntiä. Sen jälkeen saat tarjouksen, jossa kuukausihinta ja sisältö on kuvattu ymmärrettävästi – mukaan lukien se, mitä ei sisälly.
Helsingissä toimistoarkea helpottaa erityisesti sovittu siivousaika ja selkeä viestintä: jos tiloissa on iso asiakaspäivä, siitä ilmoitetaan etukäteen, ja siivous voidaan painottaa sisääntuloon, wc-tiloihin ja neuvotteluhuoneisiin. Samalla pidämme kiinni siitä, että perusrytmi (lattiat, roskat, keittiö, saniteettitilat) toteutuu sovitulla tasolla.
Jos haluat pyytää tarjouksen tai kysyä, riittääkö nykyinen tarjouspyyntöpohjasi, ota yhteyttä: Arvet Oy, Reiherintie 7 I 199, 00870 Helsinki, puh. 044 766 9932, [email protected]. Lisää palveluista löydät myös sivulta Yrityssiivous.
Yhteenveto: Kun kirjoitat tarjouspyynnön tiloista, rytmistä, laatukriteereistä ja lisätöiden pelisäännöistä, saat paremmat tarjoukset ja rauhallisemman arjen. Ja mikä parasta: toimistosiivouksen tarjouspyyntö toimii myös sopimuksen liitteenä – eli se vähentää epäselvyyksiä silloinkin, kun henkilöt vaihtuvat tai toimiston tarpeet elävät.
Haluatko vertailukelpoisen tarjouksen toimistosiivouksesta?
Lähetä meille tilasi perustiedot ja nykyinen siivousrytmi – autamme täsmentämään tarjouspyynnön niin, että sopimus ei jää tulkinnanvaraiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tietoja toimistosiivouksen tarjouspyyntöön pitää vähintään laittaa?
Miten teen tarjouksista vertailukelpoisia, jos yritykset tarjoavat eri sisältöjä?
Kannattaako tarjouspyyntöön kirjata siivousajat (aamu/ilta) tarkasti?
Miten lisätyöt kannattaa määritellä tarjouspyynnössä?
Kuinka usein laatua kannattaa tarkistaa, ettei siivous lähde hiljalleen lipsumaan?
Näin voimme auttaa
Kotisiivous
Arvet Oy tarjoaa ammattitaitoista kotisiivousta pääkaupunkiseudulla – Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja lähialueilla. Huolehdimme kodistasi säännöllisesti tai kertaluonteisesti, aina asiakkaan toiveiden mukaan. Siivous tehdään täsmällisesti sovittuna aikana, huolellisesti ja turvallisilla puhdistusaineilla.
Tutustu palveluun →Yrityssiivous
Arvet Oy tarjoaa yrityssiivouspalvelut toimistoihin, liiketiloihin ja muihin yritysympäristöihin pääkaupunkiseudulla. Huolehdimme tilojen siisteydestä säännöllisesti ja täsmällisesti, jotta työnteko sujuu häiriöttä ja asiakkaat vastaanotetaan viihtyisissä tiloissa.
Tutustu palveluun →
Muuttosiivous
Arvet Oy hoitaa muuttosiivoukset ammattitaidolla koko pääkaupunkiseudulla – Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja lähialueilla. Teemme perusteellisen siivouksen joko vanhaan asuntoon ennen luovutusta tai uuteen kotiin ennen muuttoa.
Tutustu palveluun →
Toimistosiivous
Arvet Oy tarjoaa yrityssiivouspalvelut toimistoihin, liiketiloihin ja muihin yritysympäristöihin pääkaupunkiseudulla. Huolehdimme tilojen siisteydestä säännöllisesti ja täsmällisesti, jotta työnteko sujuu häiriöttä ja asiakkaat vastaanotetaan viihtyisissä tiloissa.
Tutustu palveluun →Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä!
Ota meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella